Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

RetailHuurScan is een handelsnaam waaronder wij, als eenmanszaak, diensten aanbieden aan huurders van bedrijfsruimte in de retailsector. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

Contactgegevens RetailHuurScan Kennemerstraatweg 11, Alkmaar E-mail: info@retailhuurscan.nl KvK-nummer: 42092458.

2. Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van de dienst die je afneemt (De Scan of het Onderhandelingstraject) kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, functie en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) van jou en eventuele contactpersonen;

• Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer, adresgegevens);

• De (concept-)huurovereenkomst en bijbehorende documenten die je met ons deelt, inclusief financiële en commerciële voorwaarden daarin (huurprijs, servicekosten, indexatieclausules, boetebedingen e.d.);

• Correspondentie tussen jou en ons, en indien van toepassing tussen ons en de verhuurder of diens vertegenwoordiger namens jou;

• Facturatie- en betaalgegevens.

Wij verzamelen alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via e-mail, een intakeformulier of gedeelde bestanden). Wij verzamelen geen gegevens via cookies of tracking op onze website, tenzij dit in de toekomst wijzigt — zie hierover meer onder punt 7.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens

Wij gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons bent aangegaan (het opstellen van De Scan of het uitvoeren van het Onderhandelingstraject);

• Communicatie met jou over de voortgang van de opdracht;

• Facturatie en financiële administratie;

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht);

• Het behandelen van eventuele klachten of claims in het kader van onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken je gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor de kerndiensten die je bij ons afneemt;

• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden;

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de verdediging van onze positie bij een eventueel geschil of claim, waarbij wij dit belang steeds afwegen tegen jouw privacybelangen.

5. Gebruik van AI-ondersteuning

Bij de uitvoering van De Scan maken wij gebruik van AI-ondersteunde analysetools om huurovereenkomsten sneller en systematischer te kunnen beoordelen. Hierbij geldt:

• De AI-analyse wordt altijd persoonlijk gecontroleerd, aangevuld en beoordeeld door een adviseur van RetailHuurScan voordat resultaten met jou worden gedeeld. Er wordt nooit ongecontroleerd AI-output opgeleverd.

• Documenten die ter analyse worden aangeboden, kunnen (deels) worden verwerkt door een AI-tool van een derde partij. Wij kiezen hierbij voor tools die passende technische en organisatorische waarborgen bieden, en sluiten waar vereist een verwerkersovereenkomst met deze partijen af.

• Wij gebruiken je gegevens niet om AI-modellen van derden te trainen, tenzij je hier vooraf uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen je gegevens niet met derden, behalve met de volgende categorieën van ontvangers:

• Cloudopslagdiensten, voor de opslag van documenten die nodig zijn voor de uitvoering van je opdracht;

• AI-ondersteunende analysetools, zoals hierboven beschreven bij punt 5;

• De verhuurder of diens vertegenwoordiger, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het Onderhandelingstraject en altijd namens jou en met jouw instemming;

• Onze financieel dienstverlener (boekhouder/accountant), voor zover noodzakelijk voor onze financiële administratie;

• Onze beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, indien dit noodzakelijk is in het kader van een (mogelijke) claim;

• Overheidsinstanties of andere partijen, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

7. Cookies

Onze website maakt op dit moment geen gebruik van cookies of vergelijkbare trackingtechnieken. Mocht dit in de toekomst wijzigen (bijvoorbeeld voor website-analyse), dan passen wij deze privacyverklaring daarop aan en vragen wij, waar vereist, vooraf om je toestemming.

8. Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Financiële en factuurgegevens: 7 jaar, in verband met de fiscale bewaarplicht;

• Huurovereenkomsten, Scan-rapporten en overige opdrachtdocumentatie: tot [X, bijv. 2] jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere termijn nodig is in verband met een lopend geschil, claim of verzekeringskwestie;

• Overige correspondentie: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en de zakelijke relatie, met een maximum van [X] jaar daarna.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder het gebruik van beveiligde opslag en het beperken van toegang tot documenten tot uitsluitend degenen die deze nodig hebben voor de uitvoering van jouw opdracht.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;

• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• Recht op verwijdering van je gegevens (voor zover wij deze niet wettelijk verplicht zijn te bewaren);

• Recht op beperking van de verwerking;

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);

• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Je kunt een verzoek hiertoe indienen via info@retailhuurscan.nl. Wij reageren hier binnen vier weken op.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je van mening bent dat wij niet correct met je gegevens omgaan.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wet- en regelgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.

12. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem contact op via:

E-mail: info@retailhuurscan.nl Adres: Kennemerstraatweg 11, Alkmaar.