Algemene voorwaarden

Artikel 1 — Definities

1. RetailHuurScan: de handelsnaam waaronder de eenmanszaak (KvK-nummer 42092458, BTW-nummer NL005493437B40, gevestigd te Alkmaar aan de Kennemerstraatweg 11) de in deze voorwaarden bedoelde diensten aanbiedt.

2. Opdrachtgever: de (rechts)persoon die een overeenkomst aangaat met RetailHuurScan, zijnde de huurder of aspirant-huurder van bedrijfsruimte.

3. De Scan: de dienst bestaande uit een commerciële/bedrijfskundige beoordeling van een (concept)huurovereenkomst, inclusief een telefonische nabespreking, zoals nader omschreven op de website en in artikel 7.

4. De Vervolgcheck: de dienst bestaande uit een aanvullende beoordeling van gewijzigde onderdelen van een huurovereenkomst, naar aanleiding van een tegenvoorstel van de Verhuurder na een eerder door Opdrachtgever afgenomen De Scan, zoals nader omschreven in artikel 7.

5. Onderhandelingstraject: de dienst bestaande uit begeleiding bij het aangaan van een nieuwe huurovereenkomst of het heronderhandelen van een bestaande huurovereenkomst, zoals nader omschreven in artikel 8.

6. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen RetailHuurScan en Opdrachtgever met betrekking tot De Scan, de Vervolgcheck en/of het Onderhandelingstraject.

7. Verhuurder: de wederpartij van Opdrachtgever bij de betreffende huurovereenkomst.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen RetailHuurScan en Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

4. Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig blijkt of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden in overleg over een vervangende bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

Artikel 3 — Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle aanbiedingen en prijsopgaven van RetailHuurScan zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat RetailHuurScan de opdracht schriftelijk (waaronder begrepen per e-mail) bevestigt, dan wel op het moment dat RetailHuurScan feitelijk met de uitvoering van de opdracht start.

3. RetailHuurScan handelt uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de huurder (Opdrachtgever). RetailHuurScan aanvaardt geen opdrachten van of namens verhuurders met betrekking tot dezelfde huurrelatie, om belangenverstrengeling te voorkomen. Indien tijdens de uitvoering van een opdracht blijkt van een (potentieel) belangenconflict, meldt RetailHuurScan dit direct aan Opdrachtgever en kan RetailHuurScan de opdracht beëindigen of opschorten.

Artikel 4 — Aard van de dienstverlening en uitsluiting juridisch advies

1. De diensten van RetailHuurScan betreffen een commerciële en bedrijfskundige beoordeling en/of begeleiding met betrekking tot huurvoorwaarden voor bedrijfsruimte. Onderwerpen die worden beoordeeld zijn onder meer: huurprijs, indexatie(cap), huurvrije periode, breakopties, contractduur & verlenging, servicekosten, ontbindingsgronden, opleveringseisen, onderhoudsverdeling en waarborgsom.

2. De dienstverlening van RetailHuurScan is geen juridisch advies en geen vervanging van advies door een advocaat of jurist, in het bijzonder niet bij complexere vraagstukken van dwingend recht, geschillen, procedures of specifieke juridische risico-inschattingen. RetailHuurScan adviseert Opdrachtgever om bij twijfel over juridische aspecten een jurist of advocaat te raadplegen.

3. RetailHuurScan maakt bij de uitvoering van De Scan gebruik van AI-ondersteunde analyse-tools. De output van deze tools wordt altijd door RetailHuurScan persoonlijk gecontroleerd, beoordeeld en waar nodig aangevuld voordat deze aan Opdrachtgever wordt opgeleverd. RetailHuurScan staat niet in voor de volledigheid of feilloosheid van AI-gegenereerde deelanalyses op zichzelf; de eindverantwoordelijkheid voor de opgeleverde beoordeling ligt bij RetailHuurScan.

4. RetailHuurScan spant zich in naar beste kunnen en met de vereiste zorgvuldigheid, maar de overeenkomst betreft nadrukkelijk een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Genoemde voorbeelden van behaalde resultaten bij andere klanten (zoals een langere huurvrije periode of een lagere indexatiecap) vormen geen garantie voor een vergelijkbaar resultaat in een individueel geval, aangezien dit mede afhankelijk is van marktomstandigheden, de opstelling van de Verhuurder en de specifieke locatie.

5. De beoordeling van ontbindingsgronden (lid 1) blijft beperkt tot de contractuele bepalingen in de aangeleverde huurovereenkomst — bijvoorbeeld wanneer de Verhuurder mag ontbinden en of daarbij een hersteltermijn is opgenomen. Wettelijke opzeggingsbescherming van huurders van bedrijfsruimte valt hierbuiten en betreft een juridisch vraagstuk als bedoeld in lid 2.

Artikel 5 — Verplichtingen van Opdrachtgever

1. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en tijdige aanlevering van de gegevens en documenten (waaronder de (concept)huurovereenkomst) die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

2. Opdrachtgever informeert RetailHuurScan direct over ontwikkelingen die relevant zijn voor de opdracht, zoals wijzigingen in het conceptcontract, communicatie met de Verhuurder, of het aangaan of tekenen van een overeenkomst buiten RetailHuurScan om.

3. Beslissingen over het al dan niet aangaan, wijzigen of ondertekenen van een huurovereenkomst blijven te allen tijde bij Opdrachtgever. RetailHuurScan adviseert en begeleidt, maar tekent en beslist niet namens Opdrachtgever, tenzij hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk volmacht is verleend.

Artikel 6 — Honorarium en betaling

1. De Scan: het honorarium bedraagt € 299,- exclusief btw, te voldoen bij opdrachtbevestiging, tenzij anders overeengekomen.

2. Onderhandelingstraject: het honorarium bedraagt € 1.499,- exclusief btw, waarvan:

   • 25% (€ 374,75 ex btw) verschuldigd is bij aanvang van de opdracht, als aanbetaling;

   • 75% (€ 1.124,25 ex btw) verschuldigd is bij ondertekening van de (nieuwe of heronderhandelde) huurovereenkomst.

3. Indien het Onderhandelingstraject eindigt zonder ondertekening van een huurovereenkomst — bijvoorbeeld omdat Opdrachtgever afziet van de locatie, de onderhandeling stopzet, of om andere redenen buiten toerekenbaar tekortschieten van RetailHuurScan — blijft de aanbetaling van 25% verschuldigd als vergoeding voor de reeds verrichte werkzaamheden. Het restant van 75% is in dat geval niet verschuldigd, behalve in de volgende gevallen, waarin het volledige honorarium van € 1.499,- ex btw verschuldigd blijft:

   • Opdrachtgever heeft aan RetailHuurScan een mandaat (ondergrens/bovengrens of streefvoorwaarden) opgegeven zoals schriftelijk vastgelegd in de opdrachtbevestiging/OTD bedoeld in lid 7, RetailHuurScan heeft binnen dit mandaat met de Verhuurder overeenstemming bereikt en dit schriftelijk aan Opdrachtgever voorgelegd, en Opdrachtgever accepteert dit resultaat vervolgens toch niet en beëindigt de opdracht om die reden; of

   • Opdrachtgever komt tijdens de looptijd van de opdracht, dan wel binnen 6 maanden na beëindiging daarvan, op eigen initiatief en zonder dit vooraf met RetailHuurScan af te stemmen tot een huurovereenkomst met de Verhuurder over de locatie waarop de opdracht betrekking had — ongeacht wie feitelijk het laatste contact met de Verhuurder heeft gevoerd, en mits RetailHuurScan van deze huurovereenkomst kennisneemt.

4. Facturen worden bij vooruitbetaling dan wel na het bereiken van de betreffende mijlpaal verzonden en dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.

5. Bij het niet tijdig betalen is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke (handels)rente verschuldigd, evenals redelijke buitengerechtelijke incassokosten conform de wettelijke staffel.

6. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw en eventuele overige heffingen van overheidswege.

7. Voorafgaand aan de uitvoering van het Onderhandelingstraject leggen partijen de opdracht — waaronder in ieder geval het door Opdrachtgever opgegeven mandaat, eventuele streefvoorwaarden en projectspecifieke afspraken — schriftelijk vast in een opdrachtbevestiging respectievelijk opdracht tot dienstverlening ("OTD"). Deze algemene voorwaarden zijn op de OTD van toepassing. Bij tegenstrijdigheid tussen de OTD en deze algemene voorwaarden, prevaleert de OTD.

8. De Vervolgcheck: het honorarium bedraagt € 99,- exclusief btw, te voldoen bij opdrachtbevestiging, voorafgaand aan de uitvoering.

9. Indien Opdrachtgever binnen 1 maand na afronding van De Scan een Onderhandelingstraject afneemt voor dezelfde locatie, ontvangt Opdrachtgever een korting van € 150,- op het honorarium van het Onderhandelingstraject.

Artikel 7 — De Scan en de Vervolgcheck: specifieke bepalingen

1. De Scan omvat een schriftelijke beoordeling van de aangeleverde (concept)huurovereenkomst op de in artikel 4 lid 1 genoemde onderdelen, inclusief een toelichting en, waar relevant, concrete aandachtspunten of suggesties voor heronderhandeling.

2. De Scan wordt in beginsel geleverd binnen drie werkdagen na ontvangst van de volledige, benodigde (concept)huurovereenkomst en betaling.

3. De Scan is gebaseerd op het door Opdrachtgever aangeleverde document en de daarin opgenomen informatie. RetailHuurScan verricht geen zelfstandig onderzoek naar de marktconformiteit van vergelijkbare panden, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

4. Na oplevering van De Scan vindt een eenmalige telefonische nabespreking van 15 minuten plaats tussen Opdrachtgever en een adviseur van RetailHuurScan, gericht op het toelichten van de rapportage en het meegeven van aandachtspunten voor een eventuele onderhandeling met de Verhuurder. Deze nabespreking omvat geen actieve onderhandelingsbegeleiding en geen vertegenwoordiging van Opdrachtgever richting de Verhuurder; hiervoor kan Opdrachtgever het Onderhandelingstraject afnemen.

5. Indien de Verhuurder na afronding van De Scan met een aangepast voorstel komt, kan Opdrachtgever de gewijzigde onderdelen laten beoordelen middels de Vervolgcheck, tegen het in artikel 6 lid 8 genoemde tarief. De Vervolgcheck betreft uitsluitend de gewijzigde onderdelen en is geen hernieuwde volledige beoordeling van de gehele huurovereenkomst.

Artikel 8 — Onderhandelingstraject: specifieke bepalingen

1. Het Onderhandelingstraject omvat begeleiding bij hetzij de keuze en onderhandeling over een nieuwe huurlocatie, hetzij de heronderhandeling van een bestaande huurovereenkomst, zoals nader afgestemd bij aanvang van de opdracht.

2. RetailHuurScan treedt op als adviseur en onderhandelaar namens Opdrachtgever, maar is niet bevoegd om zonder uitdrukkelijke schriftelijke volmacht namens Opdrachtgever bindende toezeggingen te doen aan de Verhuurder.

3. De duur van het traject is afhankelijk van de medewerking van de Verhuurder en de complexiteit van de onderhandeling en is niet vooraf te garanderen.

Artikel 9 — Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van RetailHuurScan voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van een opdracht is per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) beperkt tot het bedrag van het honorarium dat RetailHuurScan voor de betreffende opdracht (De Scan, de Vervolgcheck dan wel het Onderhandelingstraject) aan Opdrachtgever in rekening heeft gebracht.

2. Bij De Scan en de Vervolgcheck levert RetailHuurScan uitsluitend een rapportage en/of toelichting op basis waarvan Opdrachtgever zelf beslist en zelf onderhandelt; RetailHuurScan is op geen enkele wijze betrokken bij of verantwoordelijk voor de uiteindelijke onderhandeling of ondertekening, ook niet middels de in artikel 7 lid 4 bedoelde nabespreking.

3. RetailHuurScan is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.

4. RetailHuurScan is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat door Opdrachtgever verstrekte gegevens.

5. RetailHuurScan is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit juridische risico's of dwingendrechtelijke bepalingen die buiten de in artikel 4 omschreven commerciële/bedrijfskundige beoordeling vallen; het inschakelen van een jurist voor dergelijke vraagstukken blijft de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever.

6. Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk bij RetailHuurScan is gemeld.

7. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet voor zover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van RetailHuurScan.

Artikel 10 — Vrijwaring

1. Opdrachtgever vrijwaart RetailHuurScan voor aanspraken van derden (waaronder de Verhuurder) die verband houden met of voortvloeien uit de door Opdrachtgever verstrekte informatie of uit beslissingen die Opdrachtgever zelf heeft genomen naar aanleiding van de dienstverlening van RetailHuurScan.

Artikel 11 — Geheimhouding en privacy

1. RetailHuurScan behandelt alle door Opdrachtgever verstrekte gegevens en documenten vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht.

2. Op de verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van RetailHuurScan van toepassing, te raadplegen op [website].

3. RetailHuurScan zal aangeleverde contracten en bedrijfsgegevens niet zonder toestemming van Opdrachtgever aan derden verstrekken, behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld communicatie met de Verhuurder namens Opdrachtgever, na overleg) of op grond van een wettelijke verplichting.

Artikel 12 — Intellectueel eigendom

1. Alle door RetailHuurScan opgestelde rapportages, adviezen en overige stukken blijven eigendom van RetailHuurScan wat betreft het intellectueel eigendomsrecht, maar mogen door Opdrachtgever vrijelijk worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn opgesteld. Verveelvoudiging of openbaarmaking aan derden voor commerciële doeleinden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming.

Artikel 13 — Tussentijdse beëindiging en opzegging

1. Beide partijen kunnen de overeenkomst tussentijds schriftelijk opzeggen, met inachtneming van hetgeen in artikel 6 lid 3 is bepaald over reeds verrichte werkzaamheden en verschuldigde aanbetaling.

2. RetailHuurScan is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien blijkt van een belangenconflict als bedoeld in artikel 3 lid 3, zonder dat dit tot enige schadeplichtigheid jegens Opdrachtgever leidt, onverminderd het recht van RetailHuurScan op vergoeding van reeds verrichte werkzaamheden.

Artikel 14 — Overmacht

1. RetailHuurScan is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: ziekte van de uitvoerende persoon, storingen in ICT/AI-tools van derden, en andere omstandigheden die redelijkerwijs buiten de invloedssfeer van RetailHuurScan liggen.

Artikel 15 — Klachten

1. Klachten over de dienstverlening dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na constatering, schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld bij RetailHuurScan.

2. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

Artikel 16 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten tussen RetailHuurScan en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dit niet lukt, is de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van RetailHuurScan bevoegd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.